回复：商务中的礼仪
■電話応対（１）受け方
名指し人が在席の場合
① ベルが鴫ったらすぐに出る
＊ ベル３回までに。
＊ 受話器は、左手でとる。
＊ 右手でペンを持ち、メモの準備。
②名仱隲
＊ 「モシモシ」は不必要。
＊ 朝は、あいさつを。
＊ すぐに出られなかったときは、「お待たせいたしました」。
｢はい｣
｢おはようございます｣ ○○会社□□課でございます。
｢おまたせしました｣
⑧相手を確認する
＊ 聞き間違いのないように、復唱し、メモする。
＊ 相手が名仱椁胜堡欷小い亭搿
「●●の▲▲様でいらっしゃいますね。」「失礼ですが、どちらさまでいらっしゃいますか？」
④挨拶をする
＊ 相手がわかったら、あいさつを。
｢いつもお世話になっております。｣
⑤名指し人を確認し、すみやかに取り次ぐ
＊ 長くお待たせしないよう、すばやく取り次ぐ。
＊ 取り次ぐ前におことわりのひと言を添えて。
＊ 取り次ぎのとき、受話器を押さえて。
＊ 名指し人には、誰からの電話かを伝える。
「△△でございますね。かしこまりました。少々、お待ちくださいませ。」
名指し人が不在の場合
⑥ お詫びをする
＊ 相手がせっかく電話をかけてくれたのだから、まず、一言お詫びを
「申し訳ございません。」
⑦ 理由・予定を知らせる
＊相手は、いつになったら、連絡がとれるかが聞きたい。相手の身になって。
「△△は、只今、外出しておりまして、（○時頃戻る予定でございます。）
「△△は、只今、電話中でございますが、あと○分位で終わるかと思います。」
⑧ 相手の意向を飼う
＊ こちらの都合を押しつけない。
「戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか」
⑨ 相手の電話番号を伺う
＊ 念のため電話番号を聞いておくと、名指し人が確実に、すばやく対応できる。
「恐れいりますが、念のためお電話番号をお願いいたします。」
⑩ 電議番号の確認
＊ せっかく電話番号を聞いても、間違っていては、意味がない。復唱し、しっかりとメモに。
「０３－３１２３－４５６７の▲▲様でいらっしゃいますね。」
⑩ 処理を伝える
＊ 相手が安心するように。
「△△が戻りましたら、お電話を差し上げるよう、申し伝えます。」
