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标题: 商务中的礼仪

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■措辞『敬语的用法(1)』(译者话:日语有非常严谨的敬语、自谦语的体系,在现代汉语中的表达是无法和日语相提并论的。对有一定日语能力的中国人是很容易理解以下的日语,但作为翻译,有一定的难度,有些地方只能用括弧的方式来注解了)
★正确使用敬语
在商务活动的场面,和顾客和地位在我之上的人,和在职务的地位和经验上不同的上司讲话时,有必要使用敬语。敬语是尊重对方,带有敬意的措辞,充分把握自己的立场来进行对话是构筑良好人际关系的前提,只有充分认识自己的立场和与对方关系的基础上,才能正确使用敬语。
 

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★敬语的种类
敬语一般有以下3种
①      尊敬语……直接对对方的动作和状态进行尊敬(在动词的词尾加上…れる、…られる)
②      谦让语……由于对有关自己或己方的事项用谦逊的表达,从而间接地对对方尊敬
③      郑重语……郑重地措辞,对对方表达敬意
(在名词前加上「お」「ご」,如:ご住所(贵宅)、お菓子(糕点))
(在词尾加上「…です」「…ます」「…ございます」)
 

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★尊敬语和自谦语

★使用敬语的几个注意点
①      对于公司以外的顾客,进入对方公司时,不管年龄、职位的上下都应该使用敬语。对于公司内部的上司和老职工也要使用敬语
②      对于公司以外的人,即使是说我公司里的上司和老职工的话题,不使用敬语
③      对方是上司和老职工的家属时,也应该随着上司和老职工使用敬语
④      要注意:好几个敬语重叠着使用,过激的敬语表现,相反会对诚意产生怀疑
 

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■      措辞「敬称的使用方法(2)」
★敬称的使用方法
①      自称(第一人称)以「わたくし(音:WATAKUSHI意思:我)」为基本
②      在公司内的同事之间,只称呼职务名的原则。在次之外用「さん(音:SAN)」
③      对于公司以外的顾客,全部使用敬称的原则
④      对于公司以外的顾客,讲自己公司某个人时,不使用敬语
⑤      不定称(对于自己和对方在不明确其具体位置的人)加上「さま(音:SAMA,比さん更加尊敬的说法)」「さん」总是没错的
自己(第1人称)       对公司内部的上司  对公司内部的同事   对公司以外的顾客
 

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わたくし(我)   わたくし       わたくし        ×不能用ボク(音:BOKU相当于俺) わたし          ×不能用ボク
×避免用ボク

称呼对方时            只称呼其职务     ○○さん      ○○さま
(第2人称)        姓后加上职务名              ○○さん
あなたさま(您)
おたくさま(贵府)

称呼公司内部上司时    只称呼其职务名   只称呼其职务名    只称呼其职务名
课长的○○
×不加敬称
称呼公司内部同事时    姓(或起职务名)   ○○さん      只称呼姓
×不加敬称

称呼公司以外的顾客时     ○○さま        ○○さま     ○○さま
○○さん        ○○さん     ○○さん
 

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■电话应对的基本
★电话是商务活动中所必须具备的
还有,对于还没有习惯于职场的新进公司的员工来说,去接听每天频繁打来的职场中的电话是需要很大勇气的。但是,电话在今天已经作为非常方便的通信手段在生活中不可缺少了,对于商务社会来说,更是必备之物了。如果没有电话,要向在远距离的人们传达些什么是很费时间的吧?由于利用电话,商务活动可以更有效率更圆滑地推进。对于新入公司的你来说,在今后的工作中,要想不接触电话是不可能的。所以希望能尽早掌握电话应对的技能。
★电话应对的心理准备
试着考虑一下打电话为了什么目的。这是要询问对方为何要打电话来,还有自己在打电话时,该传达的是否已经传达了。为了达到这些目的所能做到的是电话应对的规则。大家首先要牢记这个规则,与此同时,要保持认真聆听对方述说的心态,站在对方的立场上来留意应对是很重要的。
★何谓感觉良好的电话应对?
感觉良好的电话应对可以提高公司的形象
感觉良好的电话应对的要点
①      正确地……在商务中,正确度是非常重要的。
电话因为是和对方只是声音的交流,为了不出差错,确实有必要复唱、做记录等。
②      迅速地……有即时性是电话的一个特性。灵活地运用这一特性来迅速对应是很重要的。不要忘
记打电话是花钱的。
③      郑重地……即使你看不见对方的样子,也不允许疏忽大意。正因为看不见样子,对方的神经才
会完全集中在你讲的话上。要和直接应对时同样地亲切、郑重。
 

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■电话应对(1)接受方
指名的人在位子上时
①      铃声响起马上接
*      最多铃声响3次。
*      左手拿电话。
*      右手拿笔,准备记录。

②自报姓名
*      不要说「モシモシ(摸系摸系)」。
*      在早晨,要说寒暄。
*      不能马上接的时候,要说「让您久等了」。
「是」
「早上好」       这里是○○公司的□□課。
「让您久等了」

⑧确认对方
*      为了不出错,要复唱、做记录。
*      对方如果没有自报姓名,要询问。
「●●的▲▲先生在吧。」「有些失礼了,有哪位在啊?」

④寒暄
*      在知道对方是谁后,就「总是受到您的照顾。」进行寒暄。

⑤确认指名的人,并迅速传达
*      不要让对方等久了,迅速传达。
*      在传达前要预先打招呼。
*      传达的时候,要按住话机。
*      向指名的人传达是谁打来的电话。

「您是△△吧。知道了。请稍等。」

指明的人不在的时候
⑥      要道歉
*      对方好不容易才打来电话,所以首先要道歉「非常抱歉。」

⑦      使其知道理由・预定
*对方一定会想知道到什么时候才能联系上。要站在对方的立场上考虑。
「△△现在外出了(预定○点前回来。)
「△△现在正在打电话,大概○分钟后就结束。」

⑧      相手の意向を飼う
*      不要强加给对方己方的特殊情况。
「如果他回来后,让他打给您吧」

⑨      询问对方的电话号码
*      为了谨慎起见,在预先确认电话号码后,指名的人能够确实地迅速地对应。
「不好意思啊!为了谨慎起见,请您告诉我您的电话号码。」

⑩ 确认电话号码
*      好不容易问了电话号码,如果搞错的话,就一点意义都没有了。一定要复唱,做记录。
「03-3123-4567的▲▲先生对吧。」

⑩      转告处理
*      为了让对方安心。
「△△如果回来后,让他打给您吧!我回转达的。」
 

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⑪      自报姓名
* 带有责任感地转达,其实就是自报姓名,然后让对方安心。
「我是(□□课的)××。」
⑫      结束时的寒暄
*      郑重地,怀着真心。
*      直到最后都不要厌烦,轻轻地放下话机。
*      等对方先挂后你再挂。
「谢谢您的来电。」「很抱歉。」「那就失礼了。」

■电话应对(2)打方
②      打电话之前先要汇总要紧事宜
*      把讲话的内容,顺序先打草稿。
*      确认对方的电话号码、公司名、名称。打错电话就是浪费钱。
*      事先准备好必要的文件。

③      自报姓名
*      对方接听后,确认对方后,自报姓名。
*      自报姓名的时候,要让对方容易听清楚,慢慢地清晰地说。
「您是●●公司吧」
「我是○○公司的××」

㊨寒暄
* 怀着真心
「总是受到您的照顾啊」

④      传达的委托
*      指名与正题相关人的部课名和具体的姓名
「不好意思啊,(麻烦我找■■课的▲▲先生。)
⑤      确认是否是本人
* 再重新自报姓名、寒暄
*      清楚确认后再……。
「▲▲先生在吗?我是△△。总是受到您的照顾啊」

⑥ 进入正题
* 谈结论。
*      做笔记,遵循5W2H的要领,简明扼要。
*      感觉很长的事项要取得对方的承诺。
「有一个…的事情,请让我向您转告,有3点。可以让我记个记录吗?就这样可以了吗?…」「现在能给我10分钟左右的时间吗?在您百忙之中占用您的时间,真是抱歉啊….

⑦ 复唱,确认内容
*      复唱,确认对方的理解,注意不要太失礼。
*      在委托对方传话时,要告诉己方的姓名、电话号码,还要询问对方的姓名。
「不好意思啊!为了谨慎起见,能让我确认一下吗…」

⑧ 结束的寒暄
*      不要厌烦,要特别郑重地。等对方挂断后,再慢慢地放下话机。
「那么,就拜托您了」
「失礼了」
「非常抱歉」
 

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■      在电话应对中『有这种情况怎么办?』
★ 如果有打错的电话怎么办?
〈应对例〉
「不好意思啊!您打的是什么号码啊?这里是03-3123-4567的○○公司。您好像是拨错号码了…。」
*      要点*
即使是打错的电话,也要亲切地郑重地应对。用蛮横的应对,会影响公司的形象。
 

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★ 在难以听清楚对方声音的时候?
〈应对例〉
「不好意思啊!您的电话感觉声音好远啊。」「非常抱歉,能不能请您再说一遍啊?」
* 要点*
「对方的声音很小,难以听清楚」这种话是不说的。还有,稍微远离话筒小声地讲,对方的声音自然而然地就大起来了。
 
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